İnsan kaynakları yazılımı, şirketlerin insan kaynakları süreçlerinin otomasyon kapsamına alınmasını sağlayan, çalışanların manuel yükünü azaltan, verimliliği artıran bir çözümdür. Bu yazımızda insan kaynak yazılımını, ne işe yaradığını, kullanmanın avantajlarını, yazılımda olması gereken özellikleri, kullanması önerilen grupları, popüler insan kaynakları yazılımlarını ve daha fazlasını detaylandırıyor olacağız.
İnsan Kaynakları Yazılımı Ne İşe Yarar?
İnsan kaynakları yazılımı, insan kaynakları ekibinin işini kolaylaştıran, şirket içi süreçleri dijitalleştiren ve manuel iş yükünü azaltan bir araçtır. İnsan kaynakları yazılımı, tüm insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirmektedir. Bunun yanı sıra, başvuru alımından özlük dosyalarına kadar uçtan uca süreç yönetimi sağlaması sebebiyle insan kaynakları yazılımları sık sık tercih edilmektedir.
İnsan kaynakları yazılımı, zaman ve iş gücünden tasarruf ettiren bir araçtır. Bu yazılım, manuel işleri otomatikleştirmesi sebebiyle operasyonel verimlilik yaratmaktadır. İnsan kaynakları yazılımı, veriye dayalı kararlar almayı mümkün kılması sebebiyle şirket içi faaliyetlerin kalitesini artırmaktadır.
İnsan kaynakları yazılımı sayesinde performans, devamsızlık, memnuniyet gibi veriler raporlanabilir hale gelmektedir.
İnsan Kaynakları Yazılımı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
İnsan kaynakları yazılımı kullanmanın zaman ve maliyet tasarrufu sağlama, insan kaynakları süreçlerinde şeffaflık ve izlenebilirlik sunma, yasal uyumluluğu kolaylaştırma, çalışan deneyimini geliştirme, uzaktan ya da hibrit çalışanlar için merkezi yönetim imkanı sunma başta olmak üzere birçok avantajı bulunmaktadır.
- Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar: İnsan kaynakları yazılımı, işleri otomatikleştirmesi ve manuel işleri azaltması sebebiyle zaman ve maliyet tasarrufu sağlamaktadır.
- İK süreçlerinde şeffaflık ve izlenebilirlik sunar: İnsan kaynakları yazılımı, geriye dönük veri inceleme sunması sayesinde insan kaynakları süreçlerinin şeffaf ve izlenebilir bir şekilde yürütülmesini sağlamaktadır.
- Yasal uyumluluğu kolaylaştırır: İnsan kaynakları yazılımı kullanılması sayesinde KVKK, SGK, İş Kanunu gerekliliklerine uygun davranılması sebebiyle yasal uyumluluk kolaylaşmaktadır.
- Çalışan deneyimini artırır: Self-service paneller, bordroya erişim olanağı gibi imkanlar sayesinde çalışan deneyiminin iyileştirilmesi sağlanmaktadır.
- Uzak veya hibrit çalışanlar için merkezi yönetim imkânı sunar: Uzaktan çalışma ve hibrit çalışma seçeneğini sunan şirketlerde insan kaynakları yazılımı sayesinde merkezi yönetim imkanı sunulmaktadır.
Hangi Özellikler İnsan Kaynakları Yazılımında Olmalı?
İnsan kaynakları yazılımında işe alım ve aday takip (ATS) modülü, bordro ve özlük dosyası yönetimi, performans ve hedef yönetimi, eğitim ve gelişim modülleri, çalışan portalı ve self-service sistemi özellikleri bulunmalıdır.
1. İşe alım ve aday takip (ATS) modülü
İşe alım ve aday takip modülü özellikle başvuruların toplanması, filtrelenmesi, mülakat süreci yönetim süreçlerinde oldukça işe yarar olmaktadır.
2. Bordro ve özlük dosyası yönetimi
Bordro ve özlük dosyası yönetimi, maaş, yan haklar, izinler, SGK belgeleri ve yıllık izin takibi süreçlerinde gerekli olan modüllerden biridir.
3. Performans ve hedef yönetimi
Performans ve hedef yönetimi, KPI takibi, 360 derece değerlendirme, terfi ya da prim kararları sırasında oldukça önemli bir modüldür.
4. Eğitim ve gelişim modülleri
Eğitim ve gelişim modülleri, online eğitim takibi, gelişim planları, eğitim puanları gibi faktörleri izlemek adına insan kaynakları yazılımlarında bulundurulması gereken bir modüldür.
5. Çalışan portalı ve self-service sistem
Çalışan protalı ve self-service sistem modülleri, kullanıcı dostu ekranlarla çalışanların izin, bordro, masraf girişi gibi işlemleri kendi başına yapabilmesi sebebiyle insan kaynakları yazılımı özelliklerinin bir parçası olmalıdır.
İnsan Kaynakları Yazılımı Hangi Firmalar Tarafından Kullanılmalı?
İnsan kaynakları yazılımı tüm ölçeklerdeki firmalar, özellikle KOBİ’ler, yeni işe alım yapan firmalar, ekip sayısı artan firmalar, uzaktan çalışanı olan firmalar tarafından kullanılmalıdır.
- Tüm ölçeklerdeki firmalar: İnsan kaynakları yazılımları, çalışan sayısı fark etmeksizin tüm ölçeklerdeki firmalara önerilmektedir. Çalışan sayısı, ne tür bir yazılımın tercih edilmesi gerektiğini değerlendirirken önemli bir faktör olmaktadır.
- KOBİ: KOBİ’lerin çalışan memnuniyetini ve bağlılığını yüksek tutması adına insan kaynakları yazılımı kullanması hem insan kaynakları ekibini hem de diğer departmanların çalışanlarını memnun etmektedir.
- Yeni işe alım yapan firmalar: Ekibini genişletmek isteyen şirketlerin teknolojik gelişmişlik seviyesini gösterebilmesi adına insan kaynakları yazılımı kullanması önerilmektedir.
- Ekip sayısı artan firmalar: Ekip sayısı artan firmalara, ölçeklenebilirlik özelliği bulundurması sebebiyle insan kaynakları yazılımı kullanımı önerilmektedir.
- Uzaktan çalışanı olan firmalar: Uzaktan ya da hibrit çalışma şeklini kullanan şirketler için çalışma yönetimini kolaylaştırmak ve çalışanın memnuniyetini yükseltmek adına insan kaynakları yazılımı önerilmektedir.
En Uygun İnsan Kaynakları Yazılımı Nasıl Seçilir?
En uygun insan kaynakları yazılımını seçmek için çalışan sayısı analizi, ölçeklenebilirlik, kullanıcı dostu arayüz, destek ekipleri, mevcut ERP, muhasebe ve bordro sistemleriyle entegrasyon, teknik destek, eğitim ve sistem güncellemeleri başta olmak üzere birçok faktör göz önünde bulundurulmalıdır.
- Çalışan sayısı analizi: İnsan kaynakları yazılımı önerileri, şirketin çalışan sayısına göre yapılmaktadır. Çok sayıda çalışan şirketlere ölçeklenebilir ve kapasiteyi karşılayabilecek yazılımlar önerilirken küçük ve orta ölçekli firmalara bütçe yönünden daha tercih edilebilir yazılımlar önerilmektedir.
- Ölçeklenebilirlik: İnsan kaynakları yazılımının şirketteki çalışan sayısıyla birlikte kapasitenin artışını ya da azalmasını desteklemesi gerekmektedir.
- Kullanıcı dostu arayüzler: İnsan kaynakları yazılımının rahat bir şekilde kullanılabileceğinden emin olmak adına kullanıcı dostu arayüze sahip olup olmaması değerlendirilmektedir.
- Destek ekipleri: Yazılımı kullanırken bir problemle karşılaşılması durumunda sorunları çözebilecek destek ekiplerinin görevlendirilmiş olması da ilgili insan kaynakları yazılımının tercih edilmesini sağlayacak kriterlerden biridir.
- Mevcut ERP, muhasebe ve bordro sistemleriyle entegrasyon: İnsan kaynakları yazılımının şirketin mevcut ERP, bordro ve muhasebe sistemleriyle entegre olabilmesi gerekmektedir.
- Teknik destek, eğitim ve sistem güncellemeleri: İnsan kaynakları yazılımının kullanımı konusunda eğitim sunulması, yazılımdaki hata ve eksiklikleri düzeltmek adına düzenli şekilde sistem güncellemelerinin yapılması ve olası sorunlar için teknik desteğin hazır bulundurulması da ilgili yazılımın tercih edilmesini sağlayacak kriterlerdendir.